Säkerställ att din systemleverantör har erfarna medarbetare som känner till hur din bransch fungerar. Då kommer de också veta vad som är viktigt för ditt företag och säkerställa att systemets funktioner utvecklas på ett relevant sätt. De kan också dela med sig av erfarenheter kring hur andra hantverkare arbetar och smarta lösningar som kan vara viktiga för dig.

2. Skalbarhet – acceptera inte låsta lösningar

Flexibilitet i systemet är avgörande för att du ska kunna behålla leverantören över tid. Den här faktorn blir också extra viktiga i tider när du kan behöva både skala upp och skala ner system om din verksamhet växer eller behöver minska under en period. Se till att du väljer ett skalbart system som kan anpassas efter dina behov för stunden.

3. ETT system – undvik att jobba i flera olika system

Ett administrativt system ska förenkla i vardagen. Att ha olika system för exempelvis tidrapportering, orderhantering och lön skapar onödigt arbete och gör det krångligare för medarbetarna. Välj en leverantör där du kan göra allt i ett enda system – från order och fakturering till ekonomi och HR. Det kommer löna sig.

4. Tillgänglighet (mobilapp) – gör jobbet direkt på fältet

Många system kräver traditionellt att man efter jobbet hos kund måste in till kontoret för att göra all admin som är kopplat till jobbet. Men idag finns bättre lösningar. Säkerställ att din systemleverantör har en välutvecklad mobilapp som gör att du kan utföra det mesta av administrationen via mobilen, direkt på jobbet. Spara tid så att du kan acceptera flera jobb istället!

De här funktionerna bör du säkerställa att de finns i mobilappen:

tidregistrering

material och hantering billager

stöd för ROT och Grön Teknik på arbetsordern

attestera fakturor

hantera checklistor och egenkontroller

se lönespecar

se saldo för ATF, tidbank och semester

5. Prislogik – optimerade prislistor för ökade intäkter

En viktig aspekt som många glömmer är att se till att din leverantör kan hantera flera olika prislistor med olika logik. Du bör få in alla branschprislistor automatiskt men också kunna sätta upp egna prislistor med cirkapriser för olika kundkategorier. Det gör att att du hela tiden ligger optimerad i din prissättning och det kräver mindre löpande arbete av dig. En bra leverantör ska kunna sitta ner med dig och hjälpa dig sätta upp grunden för att gynna ditt företag på bästa sätt.

6. Säkerhet – certifiering

En hög ISO-certifiering (ISO 27001) är kanske inte det första man tänker på när man ska välja leverantör men i takt med digitaliseringen och att ditt företag gör allt mer arbete inte minst i mobilen är det viktigt att din leverantör har en bra certifiering för att säkerställa en säker molntjänst där du inte riskerar att förlora viktig data.

Om Jonas Morin:
Med mångårig erfarenhet av olika hantverksbranscher och deras behov av systemstöd, både av praktisk hantering i det dagliga arbetet och hur hantverksföretag kan optimera sin lönsamhet, är han en expert på området.