Akademiska Hus har systematiserat kvalitetsmätning av sina projekt.
– Vi ser nyttan på flera nivåer i vår organisation. Projektledarna får en bra bild av hur deras projekt fungerar och får underlag för vad de behöver jobba med i projekten. Och ledningen har fått ett verktyg för både riskhantering och verksamhetsutveckling, säger Håkan Sandhagen, arkitekturchef och del av ledningsgruppen i Akademiska Hus projektavdelning.
Som en av landets största fastighetsägare, med över tre miljoner kvadratmeter fastighetsyta, lägger Akademiska Hus stor vikt vid sin projektverksamhet.
Projektenheten omfattar ett 60-tal medarbetare och ungefär lika många externa projektledare. Bolaget ägs av staten och finns på 15 universitets- och högskoleorter runt om i landet. Projektportföljen ligger på strax över 13 miljarder.
Ledningens rollspel blev en vändpunkt
Även Akademiska Hus byggprojekt ställs inför många utmaningar. En är hur man ska fånga upp risker i projekten tidigt; för att förebygga fördyringar, förseningar, kvalitetsbrister och olyckor. En annan är hur man ska få till en strukturerad erfarenhetsåterföring och ett lärande mellan projekten.
För Akademiska Hus har en del av lösningen blivit att löpande och systematiskt mäta projektkvaliteten med branschstandarden PQi – Project Quality Index.
– Det har tagit lite tid för oss att etablera kvalitetsmätning av våra projekt som ett naturligt arbetssätt. Men idag ser vi stor nytta både i projekten och på ledningsnivå, berättar Håkan Sandhagen.
– Grunden var att ledningen behövde förstå nyttan och stötta arbetssättet, fortsätter han. För vår ledningsgrupp på projektenheten kom vändningen när vi deltog i en workshop som Binosight anordnade för oss. Vi fick testa att bedöma ett fiktivt byggprojekt med hjälp av PQi utifrån olika roller. Vissa av oss blev för stunden yrkesarbetare, andra konsultchefer o s v. Det var först då vi på riktigt förstod nyttan och värdet i att kvalitetsmäta våra projekt.
En viktig del av riskhanteringen i projekten
Idag är kvalitetsmätning med PQi ett etablerat arbetssätt på alla nivåer i Akademiska Hus projektverksamhet. Resultatet av mätningarna redovisas i projektens lägesrapportering för projektområdeschefen.
Projekten rapporterar sedan kvartalsvis såväl antal mätningar som sitt PQi-resultat till ledningen.
– På ledningsgruppsnivå följer vi två KPI:er med fokus på projekt över 50 MSEK. Dels att projekten verkligen mäts och dels själva PQi-värdet. Att projekten mäter och sedan arbetar med resultatet bedömer dock vi som viktigare än att få de högsta mätvärdena. Strukturerad kvalitetsmätning har blivit en viktig del av vår riskhantering i projekten. Om ett projekt dippar resultatmässigt fångas detta upp på projektområdesnivå och projektledaren får uppgiften att utreda resultaten.
Bättre underlag för rätt fokus i verksamhetsutvecklingen
Man har även funnit att kvalitetsmätning av hela projektportföljen ger ett bra underlag för rätt fokus i verksamhetsutvecklingen.
– PQi har gett oss ett gemensamt språk för att diskutera hur projekten går. Det gör att projektledare, projektchefer och projektområdeschefer tillsammans kan diskutera och analysera trender och utmaningar i projekten på ett helt nytt sätt. Vi noterar även att projektledarna sinsemellan diskuterar och utbyter PQi-erfarenheter mellan sina projekt.
– Förutom att se enskilda projekt får vi även en aggregerad bild av hela vår projektportfölj där vi ser gemensamma styrkor och svagheter. Vi får en tydlig bild av ”detta behöver vi fokusera på just nu”. Ett exempel är att PQi synliggjorde att vår användning av digitala projektplattformar var väldigt spretig och skapade problem i projekten. Detta initierade ett utvecklingsprojekt som vi nu lyft in i vår treåriga utvecklingsplan.
Håkans tips för att lyckas etablera kvalitetsmätning som arbetssätt
Vilka tips vill då Håkan ge andra organisationer som vill växla upp och systematisera kvalitetsmätning av sin projektverksamhet?
Ledningsgruppen måste vara motiverad. För oss var rollspelsövningen ett bra sätt att förstå nyttan och skapa engagemang.
Även mellancheferna, d v s dem som projektledarna rapporterar till, behöver vara motiverade och följa upp resultatet av mätningarna. Detta är viktigt, för projektledarnas arbete behöver uppmärksammas och synliggöras om de i sin tur skall vara motiverade.
Projektledarna behöver använda mätresultaten och återkoppla till projekten för att skapa engagemang. Kunskap och arbetssätt behöver också friskas upp oftare än man tror. Här har ledningen en viktig roll i att hela tiden motivera och lyfta fram värdet.
– Sedan är jag väldigt imponerad av det arbete som lagts ner för att ta fram PQi tillsammans med bransch och forskare. Det har tagit många år och bygger på oerhört mycket kunskap. Gränssnittet med diagram, gap-analyser och riskmatriser är klockrent. Det blir så tydligt så ingen kan blunda när resultatet presenteras, avslutar Håkan Sandhagen.
